Ako sa odrazila online komunikácia v biznise?

Presun do online sveta počas pandémie priniesol výzvu, ako fungovať, nielen pre slovenský vzdelávací systém, ale aj pre množstvo spoločností. Najlepšie na tom, na základe skúseností a fungovania, sú, alebo by aspoň mali byť, IT firmy. Online komunikácia prestúpila aj do iných odvetví.

Komunikovať na diaľku môžeme vďaka technológiám jednoducho a pohodlne – prostredníctvom mobilu či aplikácií ako Skype. Na trhu je dostupné široké spektrum online komunikačných nástrojov, o ktoré sa počas pandémie zvýšil záujem. Nárast ZOOMu počas home office a transformácie do online prostredia mapujeme v májovej téme.

Podľa globálnych štatistík sa zvýšil aj záujem o komunikačné nástroje Googlu. Napríklad ku koncu apríla denné využívanie služby Meet (súčasť plateného balíka G Suite pre podnikateľov a školy), vzrástlo od januára 2020 až 30-násobne. V súčasnosti zaznamenáva prírastok 3 milióny nových používateľov každý deň. Počas apríla v tejto službe prebiehali denne 3 miliardy minút videohovorov a koncom tohto mesiaca prekonala hranicu 100 miliónov účastníkov videohovorov za deň.

Google sa rozhodol sprístupniť prémiovú komunikačnú platformu Meet pre všetkých. Každý používateľ tak bude môcť využívať zabezpečené videohovory s pokročilými funkciami úplne zadarmo.

Skúsenosť s touto ponukou potvrdzuje aj Milan Markovič, online stratég.

„Tým že sme Google klúčová agentúra, tak sa snažíme využívať primárne ich platformu na komunikáciu: Hangouts Meet. Google dal pre Hangout Meet ako pomoc podnikom a školám zostať v reakci na Covid-19 v kontakte. Pokročilé funkcie sú obvykle k dispozicii v edícii Enterprise Suite G Suite a G Suite Enterprise for Education a do 1. júla 2020 budú všetkým zákazníkom G suite k dispozícii zadarmo. Znamená to, že organizácie môžu usporiadať schôdzky až s 250 účastníkmi, priamy prenos až pre 100 000 divákov v rámci jednej domény a zaznamenávať a ukladať schôdzky na Disk Google.”

O transformácii do online prostredia

Jedným z používateľov online komunikačných nástrojov od Google je aj Jozef Kuráň, ktorý pracuje na Stavebnej fakulte STU.

„Naša škola získala Google Meet, na ktorej komerčnú verziu sa dalo prihlásiť cez univerzitný mail. Program je veľmi intuitívny. Výhoda je, že pripojiť sa môže prakticky ktokoľvek, kto má link. Na konzultáciu študentských architektonických návrhov používame zdieľanú obrazovku. Je fajn, že študenti ležia na posteli a na mobile môžu mať pustenú prednášku. Program som používal aj na prednášanie pre cca 120 študentov, ktorí boli doma (teda aspoň si myslím). Nevýhoda programu je že je problém priamo kresliť alebo škicovať voľnou rukou na zdielanú obrazovku – čo niektoré konkurenčné riešenia majú,” hodnotí Jozef Kuráň a dodáva, že free verzie ostatných online nástrojov nie sú nasaditeľné na veľké počty účastníkov.

Príležitosť lámať ľady

Pre globálne medzinárodné spoločnosti bol prechod do online prostredia jednoduchší vzhľadom na predchádzajúce využívanie. Potvrdzuje to aj Zuzana Kaňuchová, riaditeľka korporátnej komunikácie, hovorkyňa a komunikačný krízový manažér pre región CEE Henkel Slovensko.

„Pandemická situácia nás až tak veľmi v rámci komunikácie nezaskočila. Len nedávno sme spustili celoplošne Microsoft Teams za účelom vylepšenia a efektívnejšej tímovej spolupráce či rozšírených možností, ktoré v sebe obnáša. Oproti službe Skype, ktorú MS Teams nahradil, ponúka viac funkcií – vytváranie samostatných pracovných skupín, pracovanie online na jednom dokumente bez zbytočného ping pongovania si emailov, alebo tagovanie ľudí, čím dostanú notifikáciu a vedia okamžite reagovať,” približuje Z. Kaňuchová.

Podľa skúseností z komunikácie spoločnosti je skvelým lámačom ľadov funkcia prispôsobenia si pozadia počas videohovoru. Práve pozadie – kolega uprostred hôr, v luxusnej vile či vo videohre, vie podľa Z. Kaňuchovej neraz navodiť veľmi príjemnú atmosféru.

„Bežne na online stretnutia využívame aj Zoom, ktorý má zas výhodu v nahrávaní videohovorov. Ak napríklad školíte, alebo neviete byť prítomný na danom stretnutí, viete si ho pozrieť zo záznamu. MS Teams túto funkciu neumožňuje. Ďalšou z výhod Zoomu je aj možnosť prizvať aj externých ľudí, ktorí majú rôzne adresy. V MS Teams čakajú pred začatím hovoru, kým ich schválite.”

Na otázky, prieskumy či interakciu s publikom sa Henkel Slovensko osvedčila aj slovenská webová platforma sli.do, na ktorú nedáme dopustiť. Pre internú komunikáciu jej kolegovia využívali aj vlastné skupiny v aplikáciách ako WhatsApp. „Celú firemnú komunikáciu sme kvôli odbremeneniu VPN odklonili na Yammer. Rovnako sme začali vydávať týždenne online newsletter, v ktorom zamestnancom sumarizujeme najpodstatnejšie informácie, no nezabúdame ani na oddychové témy.”

Vlastný intranet

Presun do onlina prostredia motivoval spoločnosti vylepšiť alebo aj vytvoriť vlastné komunikačné prostredie. Potvrdzuje to Viera Tomčíková z Welcome to the Jungle – multiplatformy, ktorá pomáha rozvíjať sa v kariére.

„Popri ZOOMe, ktorý na videokonferencie začali masívne využívať snáď všetky spoločnosti, sa nám hlavne na menšie stretnutia osvedčil obdobný nástroj Whereby. Na zdieľanie informácií a pracovných postupov sme vo veľkej miere začali využívať Notion.”

Nástroj Whereby je riešením pre stretnutia na diaľku pre malý okruh ľudí. Nevyžaduje žiadnu inštaláciu ani prihlasovanie, má user friendly rozhranie pre smartfón. Zároveň ponúka možnosť zdieľať obrazovku, čo nám umožňuje prezentovať online. Podobá sa na Zoom, ale vo free verzii vás nelimituje časom stretnutia, len počtom účastníkov.

Začiatkom mája Welcome to the Jungle vypustila vlastný intranet Welcome Home, ktorý má momentálne implementovaných približne stovka spoločností.

„Nástroj je vizuálne príjemný a hravý, je určený prevažne pre malé a stredné spoločnosti, ktorým nevyhovujú korporátne riešenia, ale zároveň nemajú kapacitu vyvinúť/spravovať/aktualizovať vlastné riešenie. Okrem iného slúži Welcome Home na rýchlejšie zoznámenie nováčikov so zvyškom kolegov, zdieľanie informácií či ,odmeňovanie‘ kolegov za dobrú prácu, vďaka integrácii so službou Slack. Welcome Home sme sa v rámci solidarity počas krízy rozhodli poskytnúť aj iným spoločnostiam zdarma. K dispozícii sme ho dali pred pár týždňami a už ho využíva asi stovka spoločností, na Slovensku sa o implementácii rozprávame s desiatkami firiem,” prezentuje intranet V. Tomčíková.

Riešenie pre kultúru

Aj ambitas, ktorý vyvíja softvérové riešenia, fungoval počas koronakrízy na službe Hangouts Meet.

„Funguje perfektne cez pozvánky do kalendára, ale aj bez. Google poskytuje celú radu služieb, ktoré môžu byť medzi sebou navzájom prepojené (napr. ešte Hangouts Chat), a tak dokáže zefektívniť a zrýchliť komunikáciu,” hodnotí Martin Baláž zo spoločnosti. Počas pandémie prišiel so svojím tímom a mediálnymi partnermi na riešenie sprostredkovať kultúru priamo až k divákom domov.

„Ide o platformu budhappy.tv, kde umelci môžu svojim fanúšikom ,posúvať‘ alebo ,prezentovať‘ svoj obsah v podobe livestreamu, pričom v dohľadnej dobe budú poskytnuté všetky podujatia, ktoré boli takto vysielané, aj z archívu. Nejde len o obyčajný livestream, môže mať aj interaktívnu formu, a to tak, že diváci môžu do deja zasahovať a môžu sa stať jeho súčasťou,” opisuje riešenie Natália Slezaková z ambitas.

Noví aj starí používatelia

Zmena každodenných zaužívaných zvykov a eliminácia osobných stretnutí priviala nových používateľov – aj tých, ktorí doposiaľ nevyužívali online komunikačné nástroje.

„Počas pandémie som začal oveľa viac využívať online nástroje. Predtým som vôbec nepoužil Webex, Microsoft Teams alebo ZOOM. Často sa mi ale objavili nejaké problémy. Keď som sa prvýkrát snažil pripojiť na konferenciu, tak ma ZOOM zradil a na počítači som sa nevedel pripojiť, šlo mi to až vtedy keď skončila konferencia. Napriek tomu sa mi ale páči flexibilita, ktorú poskytujú jednotlivé nástroje a ako vedia ulahčiť komunikáciu,” tvrdí Milan Novotný, marketingový špecialista.

So ZOOMom sa zoznámila aj Alena Hrehušová. „Sme online cestovná kancelária, tak online svet a komunikačné kanály, nástroje nám nie sú neznáme, ale stále je čo objavovať a učiť sa. Začali sme využívať Zoom na konferenčné hovory, komunikáciu s kolegami z oblasti cestovného ruchu a prezentácie, čo sa týka podnikania a pracovného života.”

---

Na kontaktovanie respondentov sme využili portál medializuj.sk.